社長や社員の出張が多い会社は「出張旅費規程」を作成しよう

 出張の際、そのつど仮払いをして後日実費精算をしていないでしょうか。この方法ですと事務の手間がかかる上に、日程を経費として計上することはできません。出張旅費規程を作成することにより、実費精算の手間から開放され、さらに日当も経費とすることができるのです。

 出張では、旅費や宿泊費、食事代や電話代などの経費がかかります。実費精算を採用している場合には、出張から帰った際に領収書とともに経費精算書などを提出して、給与と一緒に振り込んでもらうという流れが一般的です。出張から帰って早々、事務作業に追われていては、スタッフはうんざりします。また出張旅費規程を作成せずに、実費の他に出張手当等を支給した場合には給与として扱われます。つまり、源泉所得税の対象となり、支給した手当が目減りしてしまうのです。
 そこで「出張旅費規程」をあらかじめ作成し、決められた金額を払うようにルール化するのです。この手続きを踏んだ上で支給された旅費については、実費精算は不要となります。日当についても法人税法上経費になるだけでなく、所得税法上非課税となります。国内における日当については消費税の課税仕入とすることが可能。日当の支給により、会社の法人税や消費税の節約、そしてスタッフの給与に関する所得税の節約をすることができます。なお、諸経費をきちんと清算しても日当を支給することが可能です。

旅費規程で支払額を明確化

 ただし、出張旅費規程を作成したからといって、何でも経費に入れられるわけではなく、あくまでも、旅費として「常識的な金額」とは下記2点を要件としています。

1.支給額は社内のすべての役員、従業員間で適切なバランスを保っていること
2.同規模・同業他社の支給額と比較して相当なものであること

 金額は、役員、管理職、一般職などのポジション別、かつ、出張先の距離別に規程しておくと良いでしょう。具体的には、社長の場合には、ビジネスクラスやグリーン車を利用するため、旅費を高めに設定する、などです。また、税務調査で出張の有無を証明するため、出張報告書を用意する等の準備も必要となります。

 詳しいことは当事務所にお問い合わせください。